Début de journée pour la fonction de secrétaire médicale
Lorsqu’une secrétaire médicale arrive au boulot, sa première tâche sera de briefer le médecin. Dans d’autres circonstances, un seul cabinet peut abriter plusieurs médecins à la fois. Par conséquent, il lui incombe d’informer tous ces spécialistes en exploitant ses acquis en formation de secrétaire médicale. Ces spécialistes doivent être mis au courant de leur feuille de route quotidienne. Alors, quand la secrétaire rejoint son poste, sa journée débute par cette tâche : informer tous les médecins de leur emploi du temps journalier.
Lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise médicale, une journée au poste de secrétaire médicale est moins encombrante. Il peut s’agir par exemple d’un cabinet dentaire, alors la secrétaire dentaire se charge de servir le spécialiste. L’employé à ce poste se charge simplement d’informer le seul médecin occupant. D’autre part, le mécanisme est le même quand il s’agit de plusieurs médecins, ils doivent être tous mis au courant de leurs programmes pour la journée. Après s’être occupé de chaque emploi du temps, ce sera au tour des rendez-vous.
Prendre les rendez-vous pour les médecins
La tâche importante à ce niveau consiste à éviter toute erreur en rapport avec les heures de rencontre entre le médecin et son patient. Les heures de rendez-vous doivent être différentes pour chaque patient. La secrétaire évitera stratégiquement de faire coïncider le rendez-vous de deux patients. Pour cela, cette dernière connait l’emploi du temps de son supérieur et saura comment gérer ce détail. Heureusement, grâce à l’informatique, cette tâche devient facile. Le médecin consulte son emploi du temps sur son ordinateur.
Prendre en main le suivi des dossiers
La secrétaire médicale est aussi appelée à gérer les dossiers administratifs. Cette dernière détient des compétences d’une secrétaire médicale lui permettant de gérer les dossiers des patients avec le médecin. Rien que des tâches qui visent à soulager le spécialiste pour qui une secrétaire est la subalterne. Pour le travail de secrétaire médicale, les devoirs s’élargissent à la gestion de l’établissement médical en entier. Il suffira que le spécialiste donne son aval pour que la secrétaire dispose du droit de s’occuper de l’intégralité des affaires administratives. De cette façon, elle ne risque pas de perturber son supérieur pendant ses consultations. En bref, la journée de travail d’une secrétaire médicale inclut toutes les missions relatives aux besoins médicaux des patients et du cabinet. En plus, tout ce qui touche à la paperasse du cabinet médical est sous la responsabilité de la secrétaire.
Dans la journée de travail, les consultations faites par le médecin génèrent des paiements. Cette tâche financière revient normalement au médecin, mais la secrétaire peut également s’en occuper. Lorsque le patient verse la somme de la consultation, il faudra faire l’inventaire. Aussi, l’autre rôle du secrétaire sera de s’assurer que les patients reçoivent les documents concernant l’assurance maladie.
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La fin d’une journée type de la secrétaire médicale
C’est le moment où il faudra faire le point de la journée et préparer le lendemain. Quand la journée se termine, la secrétaire s’assure que les dossiers sont à jour. Une fois cette vérification passée, il est important que ces documents soient bien rangés à leur place. Ces précautions sont importantes pour éviter tout compromis au prochain rendez-vous du patient. Après avoir bien vérifié les dossiers, la journée se termine bien quand le planning du lendemain est établi d’avance. Par conséquent, la secrétaire médicale s’assure que la journée suivante est bien préparée avant de quitter son poste.
Les qualités d’une secrétaire médicale
La recherche d’un emploi en tant que secrétaire médicale vient après des formations dans le domaine. À cet effet, l’élève acquiert durant sa formation les notions nécessaires pour appréhender son futur métier. Dans le secteur médico-social, le secret professionnel est inébranlable et doit être protégé contre tout.
Durant ce temps de formation médicale, le candidat apprendra toutes les astuces pour la réussite de son métier de secrétaire médicale. Les cours lui permettront d’avoir un bon sens relationnel à utiliser sur le terrain. La secrétaire doit aussi être imbue d’empathie afin de recevoir les patients comme le demande le corps médical. La qualité primaire est l’organisation, la secrétaire doit être bien organisée pour mieux réussir son travail. C’est une bonne culture pour son évolution dans le corps médical.
En outre, la maitrise des outils bureautiques est aussi une aptitude recherchée chez une secrétaire. Cette dernière devra avoir une expérience sans faille pour exploiter les logiciels comme Excel et Word. Dans le même temps, la compétence rédactionnelle est un autre atout important. Étant donné qu’elle sera emmenée à rédiger des comptes rendus, elle devra alors maitriser parfaitement l’orthographe. Pour finir, avoir des connaissances en gestion administrative et comptabilité est vraiment inévitable. Avec ces attributs, le candidat peut devenir la meilleure personne pour le poste de secrétaire médicale.
