Le secrétariat médical ou l’assistanat médico-social est l’un des métiers les plus passionnants qui existent dans le répertoire des professions de nos jours. Noble et satisfaisant, il assure le lien entre les patients et l’équipe médico-sociale d’un centre médical ou paramédical. Quel est le cadre d’intervention d’une secrétaire médicale ou médico-sociale ? Quelles sont les compétences et les qualités que doit avoir la secrétaire médico-sociale ? Quels sont les horaires de travail habituels d’une secrétaire médicale ou médico-sociale ? Voilà autant de questions auxquelles on vous apportera des réponses à travers cet article.
Les horaires de travail d’une secrétaire médicale
De façon générale, la secrétaire médicale ou l’assistante médico-sociale travaille de 8 h (ou 9 h) à 17 h (ou 18 h). Aussi, il lui est possible d’effectuer des heures supplémentaires.
La secrétaire médicale ou l’assistante médico-sociale peut être amenée à travailler les weekends et parfois même les jours fériés (la maladie ne prévient pas et quand elle est là, elle n’attend pas). En général, elle est recrutée à plein temps et effectuera donc hebdomadairement 35 heures. Son contrat peut aussi être à durée indéterminée.
Exemple des horaires d’une secrétaire médicale en semaine
| Jour de la semaine | Horaire de travail | Total heures |
|---|---|---|
| Lundi | 9 h 00 – 12 h 00, 13 h 00 – 17 h 00 | 7 h |
| Mardi | 9 h 00 – 12 h 00, 13 h 00 – 17 h 00 | 7 h |
| Mercredi | 9 h 00 – 12 h 00, 13 h 00 – 17 h 00 | 7 h |
| Jeudi | 9 h 00 – 12 h 00, 13 h 00 – 17 h 00 | 7 h |
| Vendredi | 9 h 00 – 12 h 00, 13 h 00 – 17 h 00 | 7 h |
| Samedi | Repos | 0 h |
| Dimanche | Repos | 0 h |
| Total | 35 h |
- Heures de travail : De 9 h à 17 h avec une pause d’une heure pour le déjeuner de 12 h à 13 h.
- Durée hebdomadaire : 35 heures réparties sur 5 jours.
- Weekend : Repos, mais la secrétaire peut être amenée à travailler les weekends en cas de besoin.
Les horaires peuvent varier en fonction des besoins de l’employeur ou des heures supplémentaires effectuées.
Quel est le cadre d’intervention d’une secrétaire médicale ?
Après la formation de secrétaire médicale, elle est amenée à travailler au sein des centres médico-sociaux ou des établissements paramédicaux. Cliniques, maisons de retraite, hôpitaux, croix rouge, cabinets médicaux, laboratoires médicaux, etc., la secrétaire médicale ou médico-sociale intervient aussi bien dans le privé que dans le public. La secrétaire médicale est également soumis au secret professionnel.
Quelles sont ses activités ?
Au sein de son établissement médical, médico-social ou paramédical, la secrétaire médicale se voit confier de grandes responsabilités. Elle s’occupe de l’accueil des patients, de la prise de rendez-vous, des appels téléphoniques, de la gestion administrative de son centre médical, médico-social ou paramédical.
La secrétaire médicale ou médico-sociale est la principale allocutaire du patient. Pour cela, elle doit savoir faire preuve d’altruisme, d’attention et de compréhension. C’est une personne rigoureuse qui sait gérer avec tact les cas d’urgence et parfois, il lui revient de s’occuper des situations compliquées pour les patients.
La secrétaire médicale ou médico-sociale s’occupe de la rédaction des comptes-rendus à l’issue des consultations réalisées dans un centre médico-social ou paramédical : par exemple ceux des examens médicaux. Elle met à jour le dossier médical des patients et s’occupe de leur classement. Mais ce n’est pas tout !
Il est du ressort de la secrétaire médicale ou médico-sociale d’organiser avec minutie le planning de l’équipe médicale dans un centre médico-social ou paramédical : ordre d’intervention des médecins dans les blocs opératoires, dans les salles d’examens, etc.
Éventuellement, et en fonction de l’établissement médical, médico-social ou paramédical dans lequel elle intervient, on pourrait lui confier la gestion des différentes factures, du matériel médical, des fournitures et bien d’autres choses encore.
Quel est son environnement relationnel ?
Que ce soit par téléphone ou physiquement, la secrétaire médicale est fréquemment en relation avec les patients et en contact direct avec les médecins et toute l’équipe médicale de son établissement médical, médico-social ou paramédical. Elle gère toutes les demandes. Commande de fournitures ou de matériels médical et sanitaire, son rôle la conduit à entrer en contact avec les fournisseurs.
Quelles sont les aptitudes et les qualités requises ?
Les premières qualités que l’on souhaite chez une assistante médicale ou médico-sociale sont entre autres : la polyvalence, le courage, la discrétion, l’altruisme, le tact et la maitrise de soi. Aussi, puisqu’elle est amenée à s’occuper de la gestion des dossiers médicaux des patients et des plannings de son équipe médicale, la secrétaire médicale ou médico-sociale devra en plus être une personne très organisée et très rigoureuse.
La secrétaire médicale ou médico-sociale doit être audible, avoir une bonne expression écrite et une maitrise irréprochable de la grammaire, du vocabulaire médico-social et de l’orthographe. C’est également une personne qui maitrise les outils de la bureautique (Word, PowerPoint, etc.).
Quelles sont les conditions de travail d’une secrétaire médicale ?
Après avoir obtenu votre titre de secrétaire médical ou votre VAE (validation des acquis et de l’expérience) au titre professionnel de secrétaire médical, vous devez vous attendre à travailler à temps plein en général. En effet, les horaires des secrétaires médicales ou des assistantes médico-sociales sont souvent comme ceux de bureau. Il est vrai que vous pouvez aussi avoir des horaires décalés ou être amené à travailler main dans la main avec d’autre assistant médical, mais cela dépendra de l’établissement médical ou paramédical qui vous emploie. Dans un grand hôpital public par exemple, il peut avoir trois ou quatre secrétaires médicales. Et parfois même plus.
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Comment se déroule la journée d’une secrétaire médicale ?
Que ce soit au sein d’un établissement privé ou public, les tâches journalières des secrétaires médicales et des assistantes médico-sociales sont globalement les mêmes. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles il leur est possible de quitter un secteur pour un autre sans grande difficulté.
Informer les médecins de leur planning
Arrivée à son service le matin, la première chose qu’une secrétaire médicale doit faire est de prendre connaissance du planning de la journée à venir. Pourquoi ? Elle doit, en effet, être en mesure de répondre aux questions des médecins et de son équipe médicale en ce qui concerne les horaires d’intervention, les rendez-vous et l’emploi du temps de la journée. Cela lui permettra également de caler les rendez-vous pour d’éventuels nouveaux patients.
Si la secrétaire médicale ou médico-sociale exerce au sein d’un petit établissement médico-social ou paramédical, cette tâche lui sera sans doute sans grande difficulté. Mais, si elle intervient dans un grand cabinet médico-social, où il y a plusieurs médecins, elle doit être capable d’organiser au mieux le planning de chacun d’eux.
Les prises de rendez-vous
Durant le déroulement de sa journée, la secrétaire médicale ou l’assistante médico-sociale sera amenée à prendre des rendez-vous avec les patients. Elle doit donc les noter avec précision et éviter toute sorte d’erreurs. Cela permet d’éviter que des patients arrivent au même moment pour rencontrer un médecin. C’est également un moyen pour permettre à la secrétaire médicale d’assurer le bon déroulement des activités journalières dans son centre médico-social.
Mais heureusement, de nos jours, il est possible de prendre rendez-vous beaucoup plus simplement grâce au progrès de l’informatique. Avec leur ordinateur ou leur tablette, les médecins peuvent aisément consulter leur planning.
Le suivi du dossier des patients
Pour pouvoir mieux se concentrer sur les patients, le médecin ainsi que toute l’équipe médico-sociale ont besoin de compter sur leur secrétaire médicale ou leur assistante médico-sociale pour tout ce qui concerne les données administratives. Gestion du centre médical, suivi des dossiers médicaux des patients, etc., la secrétaire médicale doit tout prendre en main afin de soulager l’équipe médicale.
Il est vrai que le médecin doit toujours donner son feu vert pour la majorité des choses à faire, mais une bonne assistante médico-sociale, c’est celle qui sait prendre des initiatives pour ne pas trop déranger son équipe médicale.
S’occuper des paiements de la consultation
Le paiement des consultations est souvent une tâche réservée aux médecins. Ils le font généralement après chaque consultation. Mais la secrétaire médicale peut aussi voir avec les patients, le paiement des notes de consultations ainsi que les papiers relatifs à leur prise en charge (assurance maladie par exemple).
En fin de journée
Arrivée au terme de son service du jour, la secrétaire médicale doit s’assurer que tous les dossiers traités dans la journée ont été remis à jour et bien rangés. Cela permet d’éviter tout souci lors de la visite prochaine des patients. Aussi, pour que le travail se déroule normalement le lendemain, elle devra s’assurer que les emplois du temps de son équipe médicale sont effectivement bien mis à jour.
